Facturation électronique. Et si vous optimisiez votre rentabilité ?

Gain de temps, économies, gestion des liquidités améliorée, etc, les raisons de passer à la facturation électronique sont nombreuses tant pour les métiers du chiffre que pour les entreprises. Son adoption, encore faible aujourd’hui, constitue un enjeu financier important pour la Wallonie. L'Agence du Numérique dans le cadre de la stratégie numérique de la Wallonie, Digital Wallonia, lance une campagne de sensibilisation pour développer son utilisation.

Nombre d’entrepreneurs vivent le traitement des factures comme un fardeau administratif chronophage et fastidieux. En passant à la facturation électronique, cette corvée pourrait ne plus être qu’un lointain souvenir.

Outre l'avantage d'un envoi presque instantané, le traitement automatisé des données d’une facture électronique réduit de manière radicale les tâches administratives. C’en est donc fini de l’exécution manuelle de la transcription, de la recherche et de la vérification de documents liés (bons de commande, de livraison, ...), de l’approbation ou de l’archivage.

Et la liste des avantages ne s’arrête pas là :

• l'automatisation supprime les erreurs liées à l’encodage manuel et le temps perdu à joindre la bonne personne pour chaque tâche;
• facturer électroniquement facilite un archivage centralisé avec un gain d’efficacité supplémentaire pour l’entreprise. Cela évite, par exemple, la conservation de différentes copies dans plusieurs départements;
• le besoin d’espace de stockage physique est considérablement réduit.

Enfin, adopter la facturation électronique est une opération durable. Le nombre de factures envoyées et reçues avoisine, chaque année, le milliard en Belgique. Les grandes entreprises conservent jusqu'à 6 copies de leurs factures. A cela s'ajoute l’émission de CO2 occasionnée par les envois postaux. L’impact écologique positif d’une adoption généralisée de facturation électronique est donc considérable.

D'après l'Agence pour la Simplification Administrative (ASA), le traitement d’une facture électronique coûte en moyenne 9 euros de moins que celui d’une facture papier. Digitaliser sa facturation constitue dès lors une opportunité considérable d'économies. Une étude de Billentis, bureau de consultance spécialisé dans le domaine, estime l’économie réalisée jusqu'à 80%, ainsi qu’un retour sur investissement garanti entre 6 et 18 mois.

A côté des avantages économiques, le passage à la facturation électronique permet également d'améliorer la maîtrise de la gestion d’une entreprise. En centralisant les données, les logiciels de facturation permettent de vérifier rapidement l’état des flux de trésorerie et des liquidités disponibles. L’entrepreneur bénéficie ainsi d’une vue claire sur la santé financière de son entreprise. Il peut donc décider ses dépenses en connaissance de cause.

D'autre part, l'automatisation quasi complète du traitement des factures aide à accélérer leur paiement. S’en suivent une diminution drastique des retards de paiement et des jours de crédit dans le cas d’un financement.

La facturation n’est plus une corvée reportée sans cesse, mais une activité quotidienne, rapide et indispensable à la gestion efficace d’une entreprise.

Choisir une solution non intégrée n’apportera pas les avantages présentés ci-dessus. Ainsi, un fichier au format PDF transmis par courrier électronique engendre un traitement des données semblable à celui d’une facture "papier".

Pour être efficace, le passage à la facturation électronique doit s’intégrer au système de gestion de l’entreprise et à celui de son comptable. Le nec plus ultra est une intégration dans un flux automatisé de documents, de la commande à la réception du paiement et de l’achat au paiement jusqu'à l’archivage.

Les principales règles en matière de facture électronique sont fixées par le Code de la TVA et les directives européennes.  Elles portent sur l’émission de la facture et sa conservation.

Il est ainsi requis que la lisibilité de la facture, l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu soient préservées, ce qui peut notamment se faire au moyen de contrôles de gestion établissant une piste d’audit fiable entre la facture et une livraison de biens ou une prestation de services.

Concrètement, il s’agit de réaliser un audit trail prenant en considération les commandes, les factures et les paiements : en comparant les différents documents justificatifs de l’entreprise, on s’assure en effet que les fonctions attendues de la facture électronique sont préservées.

Le Code TVA impose, par ailleurs, d’obtenir l’acceptation du destinataire de la facture (qui peut être tacite, pour autant qu’elle soit certaine).

Le dernier baromètre des entreprises de l’Agence du Numérique indique une proportion de 47% d'entreprises wallonnes actives dans l’envoi de factures par voie digitale, avec une progression de 15 points en deux ans. Seules 8% de ces factures électroniques résultent d’une véritable automatisation de traitement entre émetteur et récepteur. La situation est semblable au niveau fédéral avec un taux de factures électroniques intégrées émises par les entreprises belges de 8%.

Le gain potentiel d’une adoption est pourtant estimé à 3,4 milliards d’euros par an par le Secrétaire d’Etat à la simplification administrative du Gouvernement fédéral.

Passer à la facturation électronique est un enjeu important pour nos entreprises.

Passer à la facturation électronique est un enjeu important pour nos entreprises. Pour y parvenir, plusieurs mesures de facilitation sont en cours d’adoption comme

• la définition d’un standard européen;
• l’acceptation obligatoire des factures électroniques par les États européens dès le 19 avril 2019 avec l’entrée en vigueur de la directive 2014/55/EU. La transposition de la directive dans le droit belge est en cours.

Certains États vont plus loin en la rendant obligatoire pour leurs fournisseurs. C’est, par exemple, déjà le cas de la Flandre depuis le 1er janvier 2017 et l’Etat Fédéral pour les montants de plus de 165 000€ depuis juillet 2017.

Parallèlement, la sensibilisation des métiers du chiffre et des entreprises est primordiale. C'est pourquoi, avec différents partenaires, Digital Wallonia lance une campagne de sensibilisation à la rentrée 2017 via une série d'événements visant ces deux cibles.

Dans le cadre de cette campagne de sensibilisation, Digital Wallonia a également identifié les différents prestataires qui font partie de l'écosystème de la facturation électronique. Vous êtes une entreprise qui fournit des services en la matière et vous n'apparaissez pas dans la liste ? Contactez-nous via info@digitalwallonia.be.