DigiProject. Outil d'aide à la gestion d'un projet numérique pour les entreprises d'économie sociale

Développé par l’Agence du Numérique (AdN), le DigiProject vise à faciliter la gestion des projets de digitalisation des entreprises d’économie sociales wallonnes quel que soit leur maturité numérique. Cette initiative s'inscrit dans le cadre de la stratégie numérique de la Wallonie, Digital Wallonia.

Construit à la demande et avec l’aide des EES, le DigiProject est le fruit d'une collaboration entre l’Agence du Numérique, les acteurs de l’entreprenariat social et des experts technologiques et de recherche universitaire.

La digitalisation est devenue un levier incontournable pour améliorer la compétitivité et favoriser la croissance des entreprises.

Cependant, selon le dernier baromètre de maturité numérique des entreprises réalisé par l'Agence du Numérique, plus de la moitié des entreprises ne perçoivent pas encore le numérique comme un vecteur de développement.

Parmi celles qui reconnaissent son importance, 70 % n'ont cependant pas mis en place de plan d'action interne, souvent par manque de connaissances en gestion de projet numérique. C'est précisément pour ce public que le DigiProject a été développé. Cet outil offre un cadre méthodique et structuré, conçu pour soutenir les entreprises dans leur transformation digitale. En leur fournissant les connaissances nécessaires pour réussir leur transition numérique, cet outil leur permet de faire des choix plus avisés alignées avec leurs attentes.

Avant de se lancer !

Concrètement, le DigiProject a pour but d’aider les entreprises à développer une vision claire de leur projet numérique, à comprendre les étapes nécessaires à sa réalisation et à anticiper les enjeux technologiques, organisationnels et humains.

En structurant leur projet en phases précises, les entreprises conçoivent une meilleure planification et mise en œuvre de leur transformation organisationnelle avec le numérique.

Tout projet de transformation numérique peut s’envisager comme comprenant trois grandes phases. En décomposant le projet en phases distinctes (avant-projet, projet et post-projet), les objectifs deviennent plus clairs à chaque étape. Cela facilite la définition des tâches et des responsabilités, permettant à toutes les parties prenantes de comprendre le processus global et de se concentrer sur leurs rôles spécifiques.

Cette structure permet également une gestion plus efficace des ressources. En allouant les ressources, qu'il s'agisse de temps, de budget ou de personnel, en fonction des besoins spécifiques de chaque phase, il devient plus facile de planifier et de mobiliser les éléments nécessaires au moment opportun.

Enfin, cette structuration facilite le suivi et l’évaluation. En séparant le projet en phases, il est possible de mesurer les performances et de suivre les progrès qui permettent d’identifier rapidement les problèmes potentiels et d’ajuster les stratégies en conséquence, garantissant ainsi une gestion proactive des risques.

Ces phases sont donc conçues pour assurer une bonne gestion du projet numérique, en répondant aux besoins spécifiques de chaque entreprise et en garantissant l'optimisation des solutions mises en œuvre.

La phase "Avant-projet" est dédiée à la conception du projet numérique. Les entreprises y définissent les grandes lignes de leur projet de transformation et explorent les options disponibles pour atteindre leurs objectifs.

Cette phase incluent 5 étapes essentielles :

1. Justifier la raison d’être du projet. Cette étape implique une analyse approfondie du contexte interne et externe de l’entreprise, ainsi que l'identification des parties prenantes. L'objectif est de comprendre comment ces éléments influencent le positionnement et la viabilité du projet numérique.
2. Explorer les solutions. Les entreprises doivent étudier les différentes solutions technologiques disponibles et anticiper leur impact sur les rôles, les processus et la culture organisationnelle. Cela inclut la rédaction d'une cartographie des processus ou d'une grille des fonctionnalités.
3. Exprimer les besoins. Il s'agit de définir ici précisément les besoins spécifiques de l'entreprise afin de les traduire en exigences concrètes dans un cahier des charges (CSC).
4. Sélectionner la solution. Après avoir réceptionné les offres, les entreprises doivent les évaluer en fonction de critères techniques et humains. Cela inclut la compatibilité des solutions avec les systèmes existants, leur capacité à évoluer avec l'entreprise, et les besoins en formation et en ajustements de processus.
5. Négocier et finaliser le contrat. Établir un contrat clair et complet qui reflète précisément les accords conclus avec le fournisseur de la solution choisie.

La phase "Projet" se concentre, elle, sur l'exécution concrète du projet. Les entreprises configurent et testent la solution choisie, s’assurant de son bon fonctionnement avant de la déployer aux utilisateurs finaux. Cette phase s'assure que la solution numérique est opérationnelle et répond efficacement aux besoins de l'entreprise.

Cette phase incluent 6 étapes essentielles :

1. Réaliser un plan de cadrage du projet. Pour commencer, l’entreprise définit un plan détaillé comprenant les objectifs fixés, les délais prévus et les ressources nécessaires. Cette étape permet d'établir un plan directeur solide.
2. Analyser les spécifications : Au cours de cette deuxième étape, l’objectif est de décortiquer les processus internes pour élaborer les spécifications fonctionnelles qui guideront l'implémentation de la solution.
3. Configurer les fonctionnalités : Durant la troisième étape, il s’agit de concevoir et conceptualiser la solution sur base des spécifications établies ; le tout en apportant les ajustements nécessaires pour répondre de manière optimale aux besoins de l’entreprise.
4. Tester et éditer plan de basculement : L’étape suivant est déterminante car elle consiste à effectuer des tests rigoureux pour s’assurer que la solution fonctionne correctement ou pour ajuster les dimensions qui devraient encore l’être. L’élaboration d’un plan de basculement peut garantir une transition en douceur, aussi bien au niveau technique qu’aux niveaux organisationnels et humains.
5. Déployer la solution en production : Lors de la cinquième étape, le prestataire va déployer la solution pour que l’entreprise l'utilise en temps réels. S’assurer que les utilisateurs soient formés et accompagnés est un gage de réussite dans l’adoption de la solution.
6. Réceptionner la solution digital : cette dernière étape, vous prévoyez la mise en place d’un système d’assistance pour les utilisateurs et vous vous assurez que toute anomalie est résolue. C’est à ce stade seulement que la solution est officiellement intégrée par l’organisation.

Remarque : la phase "Projet" sera bientôt disponible sur le DigiProject. Préparez-vous à accéder à des outils et ressources avancés pour concrétiser vos initiatives de digitalisation. Cette nouvelle étape vous offrira un accompagnement structuré pour chaque phase de votre transformation numérique. Restez informé de l'avancement sur le site digitalwallonia.be.

La phase "Post-projet" assure le suivi et l’optimisation continue de la solution digitale. L'objectif est de garantir que la solution reste efficace, s’adapte aux besoins évolutifs et continue à apporter de la valeur à l’entreprise. Cette phase inclut des activités de surveillance, de maintenance et de mise à jour de la solution pour en maximiser l'impact à long terme.

Cette phase incluent 5 étapes essentielles :

1. Transmettre la solution vers la maintenance interne : Après le déploiement par le prestataire, le projet est progressivement transféré à l'équipe de maintenance pour assurer sa gestion continue.
2. Assurer les mises à jour et les corrections : La solution entre en mode de maintenance. Les mises à jour, les corrections et le support technique sont assurés.
3. Consulter les retours d’expérience : Une évaluation est conseillée pour recueillir les retours d'expérience des utilisateurs et des parties prenantes. Avec cette étape, l’entreprise est en mesure d'identifier les points forts et les domaines d'amélioration.
4. Evaluer les succès et les leçons apprises : l’entreprise analyse l’évaluation et compare les résultats par rapport aux objectifs initialement fixés. L’objectif est de mesurer le succès du projet en interne, mais aussi les leçons à tirer.
5. Améliorer et faire évoluer l’outil : Enfin, l’entreprise doit envisager l'évolution de la solution pour garantir sa pertinence continue face à l'évolution des besoins de l’organisation et de la technologie.

La phase "Post-Projet" sera bientôt disponible sur le DigiProject. Préparez-vous à accéder à des outils et ressources avancés pour concrétiser vos initiatives de digitalisation. Cette nouvelle étape vous offrira un accompagnement structuré pour chaque phase de votre transformation numérique.

La réussite d’une transformation digitale repose autant sur l’accompagnement au changement des humains touchés par le projet que l'implémentation de la solution technologique.

DigiProject traite cette dualité en adoptant une approche holistique et intégrée de la transformation numérique.

Guidés par Hugo, Elsa et leur astucieux compagnon, le Renard, DigiProject vous offre les clés essentielles pour réussir à chaque étape, garantissant ainsi le succès humain de votre projet.

Chaque phase de la transformation est soigneusement élaborée pour mettre en lumière les points critiques relatifs à la gestion du changement. En fournissant des explications claires des enjeux, des actions spécifiques à entreprendre et des outils pratiques nécessaires pour avancer, DigiProject veille à ce que les entreprises soient pleinement équipées pour naviguer dans les complexités de la transformation numérique.

Cette méthodologie assure non seulement une transition technique fluide mais aussi une adoption humaine harmonieuse, en tenant compte des aspects organisationnels du changement.

Conçu pour être utilisé en ligne, via une plateforme e-learning flexible, le DigiProject offre un parcours d'auto-apprentissage, avec des outils téléchargeables et une trame narrative captivante qui guide les utilisateurs tout au long de leur projet de digitalisation.

Grâce à ses différents formats d'apprentissage (vidéos, supports narratifs, etc.), l'outil est adaptable aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Alors, on y va ? Plus d’informations en consultant le site Web.