L’archivage électronique au cœur de la transformation numérique des organisations

Florian Delabie, Digital Wallonia Champion, dresse le cadre légal et les enjeux de l’archivage électronique en Belgique. Il revient aussi sur la journée d’étude organisée sur ce thème par l’association des Archivistes Francophones Belges.

Notre société vit aujourd’hui une véritable révolution, à l’instar de la révolution industrielle du XIXème siècle, avec la propagation du numérique dans tous les aspects de la vie humaine. Les organisations effectuent leur mue numérique passant par les phases de numérisation des documents puis de dématérialisation des processus. Plusieurs législations sont venues au fil des ans encadrer ou promouvoir ces démarches mais aucune encore ne couvrait un des éléments clés de la transformation digitale : la préservation de la valeur de l’information numérique. L’Etat Fédéral belge a tenté de combler ce manque en 2016 avec la promulgation de la loi du 21 juillet sur les services de confiance, communément appelée Digital Act, dont les arrêtés royaux d’applications sortiront au début de l’année 2019.

La loi du 21 juillet 2016 sur les services de confiance n’est pas une création ex-nihilo puisqu’elle vient compléter le règlement Européen 910/2014 appelé règlement eIDAS. Ce dernier fixe un cadre réglementaire d’exigences que doivent remplir des organisations souhaitant proposer des services de confiance tels que la signature électronique, l’horodatage électronique ou encore le recommandé électronique. L’objectif visé par cette législation est de donner les outils juridiques aux organisations pour compléter leur transformation digitale, mais aussi soutenir l’économie du et par le numérique. Ce texte propose donc de mettre en place des éléments permettant d’authentifier et d’assurer l’intégrité de documents numériques, mais ne donne aucune indication en matière de préservation de ces aspects.

Dans un monde en changement perpétuel où la technologie d’aujourd’hui n’est pas celle de demain, il est donc crucial de pouvoir assurer la préservation de la valeur des informations.

La Belgique a décidé de combler ce manque en ajoutant un nouveau service de confiance sur le modèle eIDAS, le service d’archivage électronique. Notons d’emblée que le législateur a inclus dans ce terme deux réalités, ou deux types de services : la préservation des documents numériques, d’une part, et la numérisation des documents papier, d’autre part. Bien qu’il y ait un lien indéniable entre ces deux types de services, nous ne pouvons que déplorer cet amalgame terminologique puisque cela recouvre deux marchés distincts.

D’un point de vue pratique, ces deux nouveaux textes légaux apportent deux grands principes très utiles pour toute organisation désireuse de dématérialiser ses processus. Le premier est la non-discrimination pour tous les services et documents électroniques. Ceci consacre donc le fait qu’un document ne peut plus être récusé en justice de par sa nature électronique. Le second principe est celui de la présomption légale de conformité pour les services de confiance qualifiés. Le règlement eIDAS définit en effet trois niveaux pour les services de confiance, standard – avancé – qualifié, qui offre chacun des garanties proportionnelles aux exigences. En suivant cette logique, il est donc désormais possible en Belgique de proposer un service d’archivage électronique qualifié.

Toute organisation peut donc désormais proposer ou recourir à un prestataire de services de confiance pour la préservation de ses documents numériques. Ces organisations, au terme d’une procédure d’audit, pourront se faire reconnaître comme service d’archivage qualifié. L’avantage d’une telle qualification réside dans le renversement de la charge de la preuve, à savoir que l’utilisateur d’un système d’archivage électronique qualifié ne devra pas prouver l’authenticité et l’intégrité de ses documents.

Outre cette disposition, le Digital Act déroge quelque peu du règlement eIDAS en permettant aux organisations de mettre en place ce système d’archivage électronique pour leur compte propre. Une telle démarche aura pour avantage de diminuer le coût de l’audit puisque celui-ci n’inclura pas toutes les exigences.

Ces exigences du Digital Act nécessitaient des éclaircissements et des lignes directrices pour les organisations désireuses de mettre en place un système d’archivage électronique ; mais également pour les sociétés devant auditer ces systèmes. Pour ce faire, sous la houlette du cabinet du Ministre De Croo, une task force rassemblant les acteurs de terrain a été mise en place et plusieurs réunions ont eu lieu dans le courant de l’année 2018. Les conclusions, qui seront publiées avec les arrêtés royaux d’exécution début 2019, se résument en une liste de normes et standards[ pouvant être utilisés comme présomption de conformité. Cette task force a également défini les différentes modalités de "qualification", permettant à chaque entreprise de se faire reconnaître pour tout ou partie comme acteur accrédité.

[ ISO 16363:2012; ISO 16275-2:2011; ISO 14641:2012; DIN 31644; Core Trust Seal

Il est certain que, au-delà de sa dimension patrimoniale, le mode de préservation des documents d’une organisation relève de la gestion du risque. Il en sera bien évidemment de même pour le recours ou non à un système d’archivage qualifié puisque l’avantage principal relève dans l’inversion de la charge de la preuve. Néanmoins, la question de la préservation des documents et des données numériques est au cœur des discussions de tous les projets de transformation numérique. Ces questions sont également mises sur le devant de la scène par d’autres réglementations plus contraignantes comme le RGPD ou les directives NIS & PSI, qui nécessitent de prendre en compte la préservation et la protection des informations numériques.

Les dispositions concernant l’archivage électronique du Digital Act Belge représentent donc une plus-value puisqu’elles définissent des recommandations à suivre. En ce sens, nous ne pouvons qu’inciter les organisations et les professionnels de l’information à s’approprier ce texte et à s’appuyer dessus pour définir leur politique et leur système de préservation numérique.

Les organisations ont souvent fait appel à leur équipe technique, IT, pour mener à bien les projets de gestion documentaire. Or, si ces personnes sont très compétentes dans leur domaine, il leur manque bien souvent l’approche archivistique qui se focalise sur la valeur même de l’information et propre aux gestionnaires de l’information. Il est crucial que les organisations puissent faire appel à des records managers ou des archivistes versés dans le numérique qui présentent l’avantage, de par leurs compétences, de construire des ponts entre les questions techniques, juridiques et business. Leurs compétences en gestion de l’information mais surtout de sa valeur, centrée de facto sur les processus qui créent ou gèrent cette information, leur permettent d’être des acteurs clés dans les projets de mise en conformité avec les nouvelles réglementations (GDPR, NIS, PSI, …) ou de transformation numérique. Pour mener à bien ces missions, ils se doivent d’intégrer la dimension humaine et d’impliquer les acteurs de terrain autant que faire se peut; comme le démontre l’évolution de carrière de certains professionnels vers le change ou le knowledge management.

Bien qu’il n’existe, malheureusement, pas de filière distincte au sein des universités ou des Hautes écoles belges francophones, la plupart des professionnels sortent des cursus en histoire, sciences et technologique de la communication, voire de la gestion documentaire (bibliothécaire – documentaliste). Néanmoins, de nouvelles formations se développent petit à petit en Belgique, permettant à des professionnels avec un autre background de se spécialiser dans la gestion de l’information.

L’AAFB est une association professionnelle qui fédère les représentants des différents secteurs du monde archivistique belge francophone et qui défend la préservation des informations dans les organisations. Composée de près de 150 membres, issus tant des administrations publiques que des entreprises et organisations privées, ses activités sont multiples.

Un premier pilier est  la défense du secteur et de ses professionnels, via notamment l’interpellation des acteurs politiques, la participation aux groupes de travail et de commissions mises en place par les institutions publiques pour discuter des questions liées à la gestion de l’information, la conservation patrimoniale ou la mise en place de formations ou plans d’actions. A travers ces interventions[, l’association tente de faire prendre conscience de l’importance de la préservation des documents et des enjeux stratégiques liés à cette gouvernance.

Le deuxième pilier de l’association est le partage de connaissances et la formation continue des professionnels du secteur. L’AAFB soutient des événements comme des cours ouverts sur des thématiques précises, par exemple l’open data, crée des partenariats pour l’organisation de cursus en gestion de l’information et organise aussi ses propres formations.

Enfin, Le troisième pilier tend à donner une plus grande visibilité au secteur de la gestion de l’information dans la société. Au travers d’événements visant un large public, l’association tente de conscientiser sur les enjeux de la gestion de l’information et des nombreux défis et opportunités que cela peut apporter à notre société.

[ Voir à ce sujet notre intervention concernant le financement des centres d’archives privées.

Profitant de la publication prochaine des arrêtés royaux de la loi du 21 juillet 2016 (Digital Act), L’Association des Archivistes Francophones de Belgique a organisé en collaboration avec Digital Wallonia une journée d’étude centrée sur l’archivage électronique en octobre 2018. Rassemblant près de 150 personnes, la journée était organisée autour de trois axes principaux : une présentation du nouveau cadre légal et les questions que ce cadre pose pour son application concrète dans les organisations, des partages d’expérience de projets et outils facilitant la préservation numérique et une réflexion sur les enjeux et l’évolution du marché de l’archivage électronique.

Au terme de cette rencontre, quels enseignements retenir ? L'enthousiasme quant à l’avenir de l’archivage numérique en Belgique. La loi du 21 juillet 2016 apporte désormais un cadre souple qui permettra aux organisations de mettre en place leur système d’archivage numérique. Bien qu’il faille attendre de voir si la qualification représente une réelle plus-value, cette loi et ses arrêtés royaux présentent toutefois l’intérêt de donner des balises et de confirmer certaines normes (ou standards).

Bien que la confiance soit au rendez-vous, il faut rester réaliste et savoir que le chemin sera encore long, qu’une "simple" loi ne pourra tout régler. Les professionnels de la gestion de l’information doivent s’impliquer pleinement dans la préservation numérique et se servir du cadre légal et des nouveaux enjeux (RGPD, Open Data, sécurité de l’information, …) comme autant d’opportunités pour la mise en place de systèmes d’archivage numériques. Les organisations, quant à elles, doivent prendre conscience qu’une transformation digitale complète ne pourra se faire sans une bonne analyse, d’une part, et une meilleure gestion, et donc préservation, de leurs informations numériques, d'autre part. Espérons également que cet élan pourra faire éclore de nouvelles entreprises belges offrant des services et des solutions logicielles adaptés aux besoins en la matière.

L’Association des Archivistes (AAFB) poursuivra ses missions et compte revenir dans les prochains mois avec des activités permettant aux acteurs de terrain de partager sur les défis et opportunités que ce cadre légal offre.

Services et développement de logiciels liés à la gestion électronique de documents (GED) : workflow, archivage numérique (architecture, patrimoine culturel, audio, vidéo, etc.), stockage, indexation, modélisation de données, etc.

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