Organisation numérique : choisissez vos outils !

Pour vous aider à sélectionner vos outils RH, nous avons crée une cartographie simple et pragmatique. Pour nous assurer que vous trouviez les outils qui répondent à vos besoins, elle a été conçue sous l’angle de l’usage. Elle s’adresse à la fois aux dirigeants de petites et moyennes entreprises et professionnels RH d’entreprises qui souhaitent allier humain et technologie et faire partie des entreprises du futur !

La crise sanitaire a accéléré la digitalisation de nombreuses pratiques au sein de nos entreprises : travail à distance, utilisation de plateformes collaboratives ou encore formation entièrement en ligne.

Cette situation a, plus que jamais, créé la nécessité de faire évoluer nos organisations. Dans ce contexte en pleine mutation, transformation numérique et management humain sont indissociables. Plus encore, la capacité à faire évoluer son organisation au travers des hommes et des femmes qui la composent conditionne la réussite de la transformation numérique de chaque entreprise.

Face à ces enjeux, l’Agence du Numérique met à disposition une cartographie reprenant des outils, plateformes et services potentiellement utiles à l’évolution numérique des organisations. Son objectif est de vous aider, dirigeants, managers et DRH, à sélectionner le ou les outils adaptés à votre entreprise en fonction de ses besoins, de sa taille ou encore de son budget.

Chaque projet de numérisation doit viser à soutenir la stratégie globale de l’entreprise : il ne peut être pensé isolément. En effet, sous votre impulsion, le but est d'offrir à vos équipes les meilleures conditions qui soient pour contribuer aux objectifs que vous vous êtes fixés.

Par conséquent, la sélection des outils et des plateformes numériques est cruciale. Mais force est d’admettre, que ce choix est souvent complexe car il exige de prendre en considération tant les données internes à votre entreprise (niveau de maturité des pratiques RH, profil des collaborateurs, type d’organisation, ressources disponibles,) que les données externes (évolution du marché, nombre de partenaires potentiels, benchmark sectoriel, …). C’est précisément pour vous aider à y voir plus clair que cette cartographie a été réalisée.

Conçue comme un outil d’aide à la décision, cette cartographie vise à vous aider à identifier des solutions digitales appropriées à la spécificité de votre entreprise parmi une liste non exhaustive.

L’outil n’étant pas une fin en soi mais un moyen, l’Agence du Numérique les a classés à partir de pratiques;  qu'elles soient en projet ou déjà à présentes au sein de votre entreprise.

L’ensemble des pratiques identifiées sont structurées en 4 grands domaines d’activité :

• Gérer l'administratif et optimiser les rémunérations.
• Développer l'organisation et le collectif.
• Accompagner les individus dans leur développement.
• Transformer les modes et l'environnement de travail.

Ces quatre domaines recouvrent près d’une centaine de pratiques, obligatoires et réalisées par toute entreprises, telles que le paiement des salaires, mais également des pratiques d’amélioration telles que le renforcement du lien social ou encore l’évaluation du bien-être des collaborateurs.

Il s‘agit d’éviter le piège de "s'offrir" un outil ou une plateforme simplement parce que tout le monde le fait ! Il est essentiel de bien définir le besoin auquel l’entreprise souhaite répondre. Or, si certains défis sont communs à toute entreprise, votre organisation est également confrontée à ses propres défis. Face à l’ampleur et à la multiplication des besoins et espoirs, par où commencer ? Comment être certain d’avoir bien compris les attentes ? Comment choisir l’outil le mieux adapté aux besoins actuels et futurs? Autant de questions qu’il convient de se poser avant de se lancer. Pour y répondre, pensez à interroger vos collaborateurs ! Au cœur du fonctionnement de votre entreprise, ils vous aideront à mieux comprendre les pratiques qui pourraient faciliter leur quotidien et faire gagner l’entreprise en efficacité.

Une fois les besoins et attentes clairement identifiés, élaborez une première liste de solutions en vous référant a minima aux critères suivants :

• Petite ou grande organisation. La solution présélectionnée est-elle adaptée aux petites, moyennes ou grandes entreprises ? A ceux qui prétendent que ce n’est pas la taille qui compte, nous répondrons qu’il y a parfois des exceptions … La dynamique de croissance de votre entreprise entre certainement en ligne de compte, elle aussi.
• Sécurité ou Innovation. La solution présélectionnée est-elle éprouvée ou émergente? Si vous êtes en quête de sécurité et de stabilité, optez pour une solution éprouvée. Si elle est plus sûre, elle aussi souvent plus coûteuse. Si vous souhaitez vous distinguer par le biais de l’innovation et que votre culture se marie bien avec les outils disruptifs, n’hésitez pas à opter pour une solution émergente. Dans certains cas, choisir cette dernière vous permettra de limiter les dépenses.
• Locale ou internationale. La solution présélectionnée est-elle locale ou internationale ? Il est important de tenir compte de votre besoin d’accompagnement dans la mise en œuvre de la solution digitale que vous envisager d’utiliser. Si vos équipes n’ont pas d’expérience en la matière, le choix d’une solution de proximité, soutenue par une équipe capable de vous assister dans le quotidien, est préférable. A moduler toutefois à la lumière de nos expériences récentes : le virtuel a clairement démontré une belle capacité à prendre le relais lorsqu’il s’agit de collaborer à distance. Par ailleurs, connaître ou pouvoir entrer rapidement en contact avec d’autres clients « locaux » de votre fournisseur pourrait être utile, notamment en vous donnant du poids dans la négociation.

Pour sélectionner vos solutions digitales, il est essentiel de composer une équipe pluridisciplinaire, impliquant vos partenaires (internes et/ou externes) et vos différents experts et/ou départements : Opérations, IT, Finance, Communication, Business,.. Car, à l’évidence, c’est collectivement et en mobilisant des compétences diverses que l’on réussit un projet de transformation digitale, quel qu’il soit. En effet, en fonction des rôles de chacun dans l’organisation, tous ne seront pas attentifs aux mêmes éléments : utilité business, faisabilité technique ou encore impact budgétaire.  Autant de croisements de regards utiles pour effectuer des choix adéquats.

Au cas où votre équipe est réduite, n’hésitez pas à vous entourer d’experts venus d’autres horizons, de collègues bénéficiant d’une expérience en la matière. Prenez également contact avec les entreprises qui utilisent une solution qui pourraient potentiellement répondre à vos besoins … Sont-elles satisfaites ?  Si oui, pourquoi ? Quelles sont les difficultés éventuelles qu’elles ont rencontrées et/ou rencontrent ? Quels sont les éléments qui ont conditionné leur choix ?

Assez de conseils ! Place à l’action… Rendez-vous sur organisationnumerique.be.

Le contexte sanitaire du COVID a amené plus d’une entreprise à se tourner vers les outils de collaboration en ligne. Avant la crise, 17% de l’ensemble des entreprises wallonnes utilisaient déjà les outils de collaborations tels que Teams, Zoom, Slack,… Pendant le confinement, 24% des entreprises restées en activité indiquent avoir utilisé ces outils de façon systématique et 13% de façon occasionnelle soit 37% des entreprises. Ce taux monte  jusqu'à 57% dans les entreprises de plus de 10 personnes.

Vous souhaitez tout savoir sur la maturité numérique des entreprises wallonnes : consultez le baromètre 2020.

L’Agence du Numérique a créé un pôle d’expertise dédié à cette thématique : le pôle « Humains et Société(s)». Il vise à mobiliser les organisations à développer une stratégie agile et responsable pour relever les défis humains et organisationnels de la transformation numérique.

Trois outils sont déjà disponibles :

• DigiScore pour évaluer la maturité numérique de son entreprise
• Digital Skill Scan pour tester vos compétences numériques
• Organisation Numérique pour choisir ses outils RH et de management 

Pour tout savoir : prenez contact avec l’un des experts de l'Agence du Numérique.